Monsieur X, pour le syndicat UNSA TERRITORIAUX CAP EXCELLENCE, a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 juillet 2020, à la suite du refus opposé par le président de la communauté d’agglomération Cap Excellence à sa demande de copie des documents suivants :
1) la liste à jour de l’ensemble du personnel communautaire par :
a) statut (titulaire, stagiaire, contractuel, contrats aidés et apprentis) ;
b) date de titularisation ;
c) date de nomination dans le grade ;
d) date de nomination dans l’échelon ;
e) état du personnel au 30/11/19 ;
d) ainsi que : i) la liste des maîtres d’apprentissage ;
ii) la liste des agents mis à disposition ;
iii) les arrêtés de délégations de signatures ;
iv) les arrêtés d’attribution des véhicules de fonctions ou de service avec remisage ;
2) la liste des agents promus après avis de la CAP au cours des 4 dernières années ;
3) la délibération relative à l’application du RIFSEEP ;
4) les arrêtés non nominatifs de l’ensemble des agents de la communauté d’agglomération ;
5) le tableau annuel d’avancement de grade pour 2018 et 2019 (après avis de la CAP), ainsi que la délibération fixant les taux d’avancement en 2019 ;
6) le tableau général relatif à l’attribution du régime indemnitaire et NBI par agents en vigueur en 2018 et 2019.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l’administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents.

La commission rappelle qu’une liste des agents d’une collectivité publique faisant apparaître des informations telles que les nom, prénom, statut, corps d’appartenance, grade, service et date d’embauche, constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. S’agissant des documents visés au III) du d) du 1), elle considère que la demande ne peut porter que sur d’éventuels arrêtés du président de la communauté d’agglomération donnant délégation de signature, dans la mesure où il n’appartient pas à l’assemblée délibérante de donner de telles délégations, et rappelle que de tels actes sont communicables à toute personne qui le demande, en application de l’article L5211-46 du code général des collectivités territoriales. S’agissant des documents visés au IV) du d) du 1), ils sont également communicables à toute personne qui le demande, en application de l’article L5211-46 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents visés au point 1).

La commission rappelle qu’elle a estimé, dans son conseil n° 20121957 du 24 mai 2012, d’une part, que la liste des agents promouvables selon les règles statutaires sur un grade ou un cadre d’emploi supérieur est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration et, d’autre part, que la liste des agents promus est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application des mêmes dispositions, dès lors que la divulgation du jugement de valeur qu’elle porte sur les agents concernés n’est pas susceptible de leur porter préjudice. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents visés au point 2).

La commission estime que le document visé au point 3) est également communicable à toute personne qui le demande, en application de l’article L5211-46 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable sur ce point.

En l’absence de réponse de l’administration, la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d’agent public, de l’adresse administrative et, s’agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime.

Ainsi, s’agissant des éléments de rémunération, la commission émet traditionnellement un avis défavorable à la communication des informations liées, soit à la situation familiale et personnelle (supplément familial), soit à l’appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l’agent (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement), ou encore de celles relatives aux horaires de travail, aux indemnités et heures supplémentaires. Il en va de même, pour le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l’appréciation ou du jugement de valeur porté sur l’agent.

Elle considère que le document sollicité, à condition qu’il puisse être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant, est communicable à toute personne qui en fait la demande, sous réserve que l’identité des agents ne puisse pas être déduite par des recoupements. Dans cette hypothèse, la commission est défavorable, s’agissant des éléments de rémunération, à la communication des informations liées, soit à la situation familiale et personnelle, soit à l’appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l’agent, ou encore de celles relatives aux horaires de travail, aux indemnités et heures supplémentaires. Il en va de même, pour le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l’appréciation ou du jugement de valeur porté sur cet agent.

Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur le point 4).
La commission rappelle sa position constante, définie dans son avis n° 20123835 du 22 novembre 2012, selon laquelle un tableau d’avancement, qui met en œuvre dans le cadre d’un corps ou d’un cadre d’emploi le principe d’égal accès aux emplois publics en faisant apparaître l’ordre dans lequel les promotions doivent s’effectuer sans faire apparaître ni notes, ni appréciations, n’est pas au nombre des documents par lesquels il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques au sens des dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration et constitue donc un document administratif communicable en application de l’article L311-1 du même code, à moins qu’il n’ait fait l’objet d’une diffusion publique. La délibération visée au point 5) est également communicable à toute personne qui le demande, en application de l’article L5211-46 du code général des collectivités territoriales.
Elle émet donc un avis favorable sur le point 5).

Enfin, en application des principes susmentionnés, les documents sollicités au point 6) sont communicables à toute personne qui en fait la demande sous réserve toutefois de l’occultation préalable, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, d’éléments protégés au titre du respect de la vie privée.
Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur le point 6).

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l’administration.