Monsieur X, pour X, a saisi la Commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 juillet 2020, à la suite du refus opposé par le président de la communauté d’agglomération du Nord Basse-Terre à sa demande de copie des documents suivants :
1) la vacance d’emploi de directeur général des services (DGS) envoyé au centre de gestion (CDG) ;
2) la publicité de la vacance faite par le CDG ;
3) la ou les vacances d’emploi de directeur général adjoint (DGA) au sein de la Communauté d’Agglomération du Nord Basse-Terre (CANBT), envoyés au CDG ;
4) la publicité de la, ou des vacances d’emploi de DGA faite par le CDG ;
5) le tableau des effectifs de la CANBT au titre des années 2017, 2018, 2019 et 2020 ;
6) l’arrêté de nomination du DGS actuel ;
7) l’arrêté de nomination du ou des DGA en poste ;
8) l’avis rendu par la CAP sur le détachement fonctionnel du DGS et des DGA ;
9) l’arrêté de nomination de l’actuel DGS dons son dernier emploi occupé avant sa nomination de DGS ;
10) l’arrêté de nomination de ou des actuels DGA dans leur dernier emploi occupé avant leur nomination de DGA à la CANBT;
11) l’arrêté de nomination de Madame X en qualité de DGA ;
12) la vacance du poste actuellement occupé par Madame X et publié par le CDG ;
13) le procès-verbal de la CAP ayant émis un avis sur son détachement fonctionnel ;
14) l’arrêté de Madame X sur son dernier emploi dans son cadre d’emploi avant sa nomination en qualité de DGA ;
15) l’arrêté fixant le régime indemnitaire de Madame X;
16) la délibération du conseil communautaire fixant l’attribution de véhicules de fonction, avec nom – prénom -grade et fonction des intéressés, ainsi que les éventuels avantages accordés par le conseil (carburant- entretien-réparation-) ;
17) les arrêtés individuels de mise à disposition de véhicules de services aux personnels de la CANBT ;
18) l’arrêté de recrutement de Madame X ;
19) l’arrêté de nomination de Madame X au grade de directrice territoriale ;
20) l’avis de la CAP relatif à l’avancement de Madame X au grade de directrice territoriale ;
21) la liste d’aptitude sur laquelle figurait Madame X au grade de directrice territoriale ;
22) l’avis émis par le C.T sur la création du poste de Pôle ressources ;
23) la délibération du conseil communautaire ayant créé le poste Pôle ressources ;
24) la vacance de poste du Pôle ressources occupé par Madame X ;
25) la publicité de vacance de poste faite par le CDG au titre du poste Pôle ressources au sein de la CANBT ;
26) l’arrêté fixant le régime indemnitaire de Madame X ;
27) l’arrêté de nomination sur emploi fonctionnel de Madame X aux fonctions de DGA ;
28) l’avis de la CAP sur le détachement de Madame X sur l’emploi fonctionnel de DGA.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l’administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents.
En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la communauté d’agglomération du Nord Basse-Terre a indiqué à la commission qu’il considérait que la demande était abusive. La commission souligne cependant qu’une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu’elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d’une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique n’est pas nécessairement assimilable à une demande abusive. En l’espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu des éléments produits par l’administration, de la nature des documents demandés et du destinataire de la demande, que cette demande présenterait un caractère abusif.

La commission estime que les documents sollicités aux points 1) à 5), 12), 17) , 22), 24 et 25) sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Les documents mentionnés aux points 16) et 23) sont communicables, quant à eux, en application de l’article L5211-46 du code général des collectivités territoriales.

La commission rappelle que le procès-verbal d’une commission administrative paritaire, appelée à émettre un avis sur les situations individuelles et propositions de décisions individuelles qui lui sont soumises, n’est communicable qu’à chaque personne intéressée, pour ce qui la concerne directement, et après que ce document a été approuvé. Si le demandeur n’est pas un agent dont le dossier a été examiné lors de la séance de la commission administrative paritaire, le procès-verbal de cette instance collégiale ne peut pas lui être communiqué. Par conséquent, la commission émet un avis défavorable à la communication des documents sollicités aux points 8), 13), 20) et 28).
La commission rappelle en outre que si les tableaux d’avancement et listes d’aptitude, qu’ils concernent des promotions de grade ou d’échelons, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, même lorsque l’ordre dans lequel les agents doivent être promus apparaît, la liste des agents proposés à l’avancement par l’employeur en fonction non pas de règles statutaires, mais de critères de sélection propres, qui révèle une appréciation sur la manière de servir de ces agents ou comporte des informations dont la divulgation porterait atteinte à la protection de la vie privée de ceux-ci, n’est dès lors communicable qu’aux intéressés, chacun pour ce qui les concerne en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission en déduit que la pièce sollicitée au point 21) révèle une appréciation sur la manière de servir des agents figurant sur le tableau d’avancement et ne sont donc pas communicables au demandeur. Elle émet, dès lors, un avis défavorable sur ce point.

S’agissant des autres points, la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d’agent public, de l’adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s’agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l’appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission rappelle également que les arrêtés fixant individuellement le montant des primes, lorsque celles-ci comportent une part modulable en fonction de la manière de servir, font apparaître un jugement de valeur sur les agents concernés. Dans une telle hypothèse, ces arrêtés ne peuvent être communiqués qu’après occultation de la mention du nom des intéressés et, le cas échéant, des autres mentions permettant d’identifier la personne concernée. La commission précise également que lorsque le nombre d’agents susceptibles de bénéficier d’une telle prime est très faible, il convient de refuser la communication de ces arrêtés et rappelle enfin que ces réserves s’appliquent y compris lorsque les documents demandés sont communicables en application de l’article L5211-46 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur les autres points de la demande.