Monsieur X, X, a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 juillet 2020, à la suite du refus opposé par le directeur départemental des territoires de l’Aisne à sa demande de communication des documents suivants : 1) le permis de construire rectificatif complet n° X de Monsieur X ;
2) la déclaration de fin de travaux relative au permis de construire n° X et X ;
3) le dossier complet relatif à la déclaration préalable DP n° X de Madame X ;
4) la déclaration de travaux DT n° X du 1er juillet.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur départemental des territoires de l’Aisne a informé la commission qu’il avait procédé à l’envoi à Monsieur X des documents sollicités aux points 1) et 3). Dès lors, la commission ne peut que déclarer sans objet la demande sur ces points.
S’agissant du document mentionné au point 2), la commission relève que l’article L462-1 du code de l’urbanisme dispose qu’à l’achèvement des travaux de construction ou d’aménagement, une déclaration attestant cet achèvement et la conformité des travaux (DAACT) au permis délivré ou à la déclaration préalable est adressée à la mairie. Cette déclaration est obligatoire pour les travaux ayant fait l’objet d’un permis de construire, d’un permis d’aménager ou d’une déclaration préalable de travaux. L’article R462-6 du même code prévoit qu’à compter de la date de réception en mairie de la déclaration d’achèvement, l’autorité compétente dispose d’un délai de trois mois pour contester la conformité des travaux au permis ou à la déclaration. Ce délai est porté à cinq mois lorsqu’un récolement des travaux est obligatoire en application de l’article R462-7. Enfin, l’article R462-9 précise que lorsqu’elle estime que les travaux ne sont pas conformes à l’autorisation, l’autorité compétente pour délivrer le permis ou prendre la décision sur la déclaration préalable met en demeure, dans le délai prévu à l’article R462-6, le maître de l’ouvrage de déposer un dossier modificatif ou de mettre les travaux en conformité avec l’autorisation accordée.
La commission estime que la déclaration attestant l’achèvement et la conformité des travaux revêt le caractère d’un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet en conséquence un avis favorable dans cette mesure, sous réserve que ce document existe. Si le directeur départemental des territoires de l’Aisne a également fait savoir à la commission que ce document n’avait pas été déposé auprès de la DDT, la commission rappelle toutefois qu’il lui appartient, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de le détenir, en l’espèce la commune où les travaux ont lieu, et d’en aviser Monsieur X.

S’agissant enfin du point 4), la commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les déclarations de travaux, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration et, s’agissant des décisions expresses prises par le maire au nom de la commune ainsi que des pièces obligatoirement jointes au dossier au vu duquel elles sont prises, de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales.

La commission rappelle également qu’en vertu du principe de l’unité du dossier, l’ensemble des pièces du dossier au vu duquel un permis de construire est délivré, qu’elles émanent du pétitionnaire ou aient été élaborées par l’administration, revêtent le caractère de documents administratifs au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, sans qu’y fasse obstacle la circonstance que ces documents ne figurent pas sur la liste des pièces devant obligatoirement y figurer. Cette communication doit toutefois se faire dans le respect des dispositions de l’article L311-6 du même code. En particulier, la commission estime que la transmission des actes notariés ou documents d’état civil contenus dans ces dossiers ne peut se faire qu’après occultation de toutes les mentions révélant des aspects de la vie privée des personnes qui y sont citées (adresse, date et lieu de naissance, statut marital et nom du conjoint, déclaration des parties sur leur capacité).

La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication du document sollicité au point 4).

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l’administration.