Maître X, conseil de la société « X », a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 août 2020, à la suite du refus opposé par le maire d’Hautmont à sa demande de copie, par courrier électronique, des documents suivants concernant la délégation de service public portant sur la mise aux normes et l’exploitation du crématorium communal, attribuée à la société « X » le 20 février 2020 :
1) les formulaire « DC1 » (lettre de candidature) et « DC2 » (déclaration du chiffre d’affaires, des effectifs moyens annuels, les références de prestations de même nature) de cette société ;
2) la demande de la commune visant à obtenir les attestations et certificats délivrés par les organismes compétents prouvant que l’attributaire a satisfait à ses obligations sociales et fiscales (ancien formulaire DC7) ainsi que les pièces produites par la société X en réponse à cette demande ;
3) le procès-verbal d’analyse de candidature ;
4) l’avis de la commission sur l’offre présentée ;
5) le rapport d’analyse de l’offre ;
6) les caractéristiques et avantages de l’offre retenue ;
7) les pièces transmises à l’assemblée délibérante en vue de l’adoption de la délibération approuvant le choix du délégataire ;
8) la délibération approuvant le choix du délégataire et autorisant le maire à signer le contrat ;
9) le rapport de présentation ;
10) le contrat de délégation de service public signé avec la société X, ainsi que l’ensemble de ses annexes ;
11) le montant de la redevance proposée par le délégataire et les tarifs de crémation.

En l’absence de réponse du maire d’Hautmont à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle, s’agissant des documents demandés aux points 1) à 7) et 10), qu’une fois signés, les contrats de délégation de service public et les documents qui s’y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d’accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit à ne pas lui attribuer le contrat ne permet pas de refuser la communication de ces documents.

Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s’exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu’aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d’affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des contrats publics.

En application de ces principes, la commission considère de façon générale que, sous réserve des particularités propres à chaque délégation :
- l’offre détaillée de l’entreprise retenue est en principe communicable, dans la mesure où elle fait partie intégrante du contrat ;
- l’offre globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n’est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préalables à la conclusion de la délégation de service public (procès-verbaux, rapports de la commission prévue à l’article L1411-5 du code général des collectivités territoriales et de l’autorité habilitée à signer le contrat, documents relatifs à la négociation des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres ;
– les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu’à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l’entreprise lauréate du contrat sont librement communicables ;
– le contrat de délégation de service public est communicable ainsi que ses annexes, sous réserve de l’occultation des éléments couverts par le secret des affaires.

La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable à la communication de ces documents sollicités.
S’agissant des documents mentionnés aux points 8) et 9), la commission estime qu’ils sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales.
Enfin, la commission estime que le montant de la redevance proposée par le délégataire et les tarifs de crémation, dès lors qu’ils figurent sur un document, sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet par suite un avis favorable, sous cette réserve.

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l’administration.