Vu la procédure suivante :

Par une requête et un mémoire complémentaire, enregistrés les 26 avril 2024 et 10 janvier 2025, M^me B… A…, représentée par M^e Arnaud-Buchard, demande au tribunal :

1°) d’annuler la décision implicite née le 27 novembre 2023 du silence gardé par la rectrice de l’académie de Montpellier sur sa demande tendant à la communication de son dossier administratif individuel et de la copie des rapports de la commission d’entretien ayant fondé les avis défavorables des 16 mars 2022, 6 avril 2022 et 14 juin 2023 à ses différentes candidatures aux postes de conseillère pédagogique de circonscription, ainsi que la décision du 13 mars 2024 portant communication incomplète de son dossier administratif individuel ;

2°) d’enjoindre à la rectrice de l’académie de Montpellier de lui communiquer, de préférence sous forme électronique et dans un délai de quinze jours à compter de la notification du présent jugement, les pièces manquantes de son dossier administratif individuel ainsi que les rapports susvisés, sous astreinte de 100 euros par jour de retard ;

3°) de mettre à la charge de l’Etat une somme de 2 000 euros au titre de l’article L. 761-1 du code de justice administrative.

Elle soutient que :

- le dossier administratif individuel d’un agent public est constitué de documents administratifs communicables à l’intéressé, ainsi que l’a rappelé la CADA dans ses avis des 21 décembre 2022 et 15 février 2024 ;

- malgré les pièces communiquées en cours d’instance, son dossier individuel administratif demeure incomplet ;

- la circonstance que les documents de support des avis défavorables rendus par les commissions d’entretien prennent la forme de fiches est sans incidence sur leur caractère communicable.

Par un mémoire en défense, enregistré le 9 décembre 2024, la rectrice de l’académie de Montpellier conclut au rejet de la requête.

Elle fait valoir que :

- l’entier dossier administratif de M^me A… lui a été communiqué par courriel du 20 novembre 2024 ;

- les fiches complétées par la commission d’entretien lors de l’examen des candidatures aux postes spécifiques constituent des documents internes non communicables.

Vu les autres pièces du dossier.

Vu :

- le code général de la fonction publique ;

- le code des relations entre le public et l’administration ;

- l’arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique ;

- le code de justice administrative.

Le président du tribunal a désigné M. Goursaud en application des dispositions de l’article R. 222-13 du code de justice administrative.

Les parties ont été régulièrement averties du jour de l’audience.

Après avoir entendu au cours de l’audience publique :

- le rapport de M. Goursaud, premier conseiller ;

- et les conclusions de M^me Lorriaux, rapporteure publique.

Considérant ce qui suit :

1. M^me A…, professeure des écoles, a, dans le cadre d’un mouvement académique relatif aux « Postes à profil », postulé à plusieurs reprises selon une procédure spécifique sur des postes de conseillère pédagogique des circonscriptions de Sète, Montpellier Nord, Montpellier Est, Saint-Jean-de-Védas et Béziers Nord ayant conduit la commission d’entretien à rendre des avis défavorables à ses différentes candidatures les 16 mars 2022, 6 avril 2022 et 14 juin 2023. L’intéressée a sollicité le 27 octobre 2023, auprès de la rectrice de l’académie de Montpellier, la transmission d’une copie de son entier dossier administratif individuel et des différents « rapports » de la commission ayant fondé les avis défavorables successifs à ses candidatures. En l’absence de réponse de l’administration, elle a saisi la commission d’accès aux documents administratifs (CADA) le 27 décembre 2023 d’une demande d’avis sur la communication des documents précités. Le 15 février 2024, la commission a émis un avis favorable. Par la présente requête, M^me A… demande au tribunal d’annuler la décision implicite née le 27 novembre 2023 par laquelle la rectrice de l’académie de Montpellier a refusé de faire droit à sa demande de communication, ainsi que la décision de la même autorité du 13 mars 2024 en tant qu’elle n’a pas conduit à la communication intégrale de son dossier administratif individuel.

Sur les conclusions à fin d’annulation :

2. Aux termes de l’article L. 300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions (…) ». Aux termes de l’article L. 311-1 du même code : « Sous réserve des dispositions des articles L. 311-5 et L. 311-6, les administrations mentionnées à l’article L. 300-2 sont tenues de publier en ligne ou de communiquer les documents administratifs qu’elles détiennent aux personnes qui en font la demande, dans les conditions prévues par le présent livre ».

3. Aux termes de l’article L. 137-1 du code général de la fonction publique : « Le dossier individuel de l’agent public doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. ». Aux termes de l’article L. 137-4 de ce même code : « Tout agent public a accès à son dossier individuel. ». Aux termes du premier alinéa de l’article 1er de l’arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique : « Le dossier individuel des agents publics, géré sur support électronique, se compose des documents figurant dans la nomenclature cadre annexée au présent arrêté ainsi que des informations attachées à ces documents, permettant d’établir la traçabilité des opérations de gestion y afférentes en application de l’article 5 du décret du 15 juin 2011 susvisé. ».

4. Il résulte des dispositions précitées que les documents contenus dans le dossier administratif individuel d’un agent public revêtent le caractère de documents administratifs communicables à l’intéressé.

5. D’une part, il appartient au juge de l’excès de pouvoir, saisi de moyens en ce sens, de contrôler la régularité et le bien-fondé d’une décision de refus de communication de documents administratifs sur le fondement des dispositions précitées du code des relations entre le public et l’administration. Pour ce faire, par exception au principe selon lequel le juge de l’excès de pouvoir apprécie la légalité d’un acte administratif à la date de son édiction, il appartient au juge, eu égard à la nature des droits en cause et à la nécessité de prendre en compte l’écoulement du temps et l’évolution des circonstances de droit et de fait afin de conférer un effet pleinement utile à son intervention, de se placer à la date à laquelle il statue.

6. D’autre part, l’administration ne peut être tenue de communiquer un document inexistant ou dont elle n’est pas en possession. Il appartient, à ce titre, au juge administratif de tenir compte des allégations des parties pour apprécier si le document dont la communication est demandée existe bien et s’il est toujours aux mains de l’administration.

7. En l’espèce, il ressort des pièces du dossier que, par courriel du 13 mars 2024, les services du rectorat ont transmis à M^me A… une copie numérique de son dossier administratif. Certaines pages n’ayant pas été intégrées suite à une erreur technique, les mêmes services ont, par courriel du 20 novembre 2024, soit postérieurement à l’introduction de la requête, transmis à M^me A… les pièces manquantes, à savoir les pages B12, B17, B18, B98, B99, C21, C60, C72 et F9 et ont modifié la cote des deux pièces cotées B49. M^me A… soutient, dans le dernier état de ses écritures, que, malgré ces compléments, des pièces qui auraient dû se trouver dans ce dossier n’y figurent pas. Toutefois, d’une part, il ressort de la nomenclature annexée à l’arrêté du 21 décembre 2012 précité relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique que les pièces relatives aux épreuves du CAFIPEMF subies par la requérante ne 2018 et 2023 n’ont nullement l’obligation de figurer au titre de la rubrique « divers » de son dossier administratif. D’autre part, il résulte de l’instruction que les autres pièces que M^me A… s’étonne de ne pas avoir trouvées dans la copie de son dossier administratif qui lui a été transmise sont en sa possession, à savoir ses fiches d’engagement en qualité de maitre d’accueil temporaire, le compte-rendu d’entretien du 8 avril 2022 ayant conduit à mettre fin à compter du 11 avril 2022 à son affectation provisoire au poste de conseillère pédagogique de circonscription de Sète ou encore son affectation en appui logistique mathématique issue d’un courriel du 9 mai 2022. Il lui est dès lors loisible de demander à l’administration d’ajouter ces pièces à son dossier administratif, la consultation par un agent public de ce document ayant notamment pour objet de lui permettre de demander que des éléments de ce dossier soient rectifiés ou retirés ou qu’il soit complété.

8. En revanche, si le rectorat fait valoir en défense que les fiches complétées par les membres de la commission lors des entretiens afin de départager les différentes candidatures constituent des documents internes non communicables, il n’est toutefois pas allégué que ces documents seraient inexistants. Dès lors que les décisions finales sur les candidatures de M^me A… ont été prises, ces fiches d’évaluation et de proposition à la mutation sur des postes spécifiques, qui contiennent nécessairement un classement et une justification de l’appréciation portée par la commission d’entretien sur la valeur et les mérites respectifs des candidats, revêtent le caractère de documents administratifs communicables à l’intéressée sur le fondement de l’article L. 311-6 du code des relations entre le public et l’administration, pour la seule partie qui la concerne, après occultation des mentions concernant les demandes d’autres agents examinés lors de cette séance.

9. Il résulte de tout ce qui précède que les décisions attaquées de la rectrice d’académie de Montpellier doivent être annulées en tant qu’elles confirment son refus de communiquer à M^me A… les fiches d’évaluation et de proposition à la mutation relatives aux postes de conseillère pédagogique de circonscription sur lesquels elle a candidaté et ayant donné lieu les 16 mars 2022, 6 avril 2022 et 14 juin 2023 à des avis défavorables de la commission d’entretien.

Sur les conclusions à fin d’injonction et d’astreinte :

10. L’exécution du présent jugement implique nécessairement qu’il soit enjoint à la rectrice de l’académie de Montpellier de communiquer à M^me A… les documents, énumérés au point précédent, dont elle sollicite la communication. Il y a donc lieu, en application de l’article L. 911-1 du code de justice administrative, d’enjoindre au rectorat d’y procéder, dans le délai de deux mois à compter de la notification du présent jugement. En revanche, il n’y a pas lieu d’assortir cette injonction de l’astreinte demandée.

Sur les frais liés au litige :

11. Dans les circonstances de l’espèce, il y a lieu de mettre à la charge de l’Etat la somme de 1 500 euros à verser à M^me A… en application de l’article L. 761-1 du code de justice administrative.

D E C I D E :

Article 1er : Les décisions des 27 novembre 2023 et 13 mars 2024 de la rectrice de l’académie de Montpellier sont annulées, en tant qu’elles refusent la communication des documents mentionnés au point 8.

Article 2 : Il est enjoint à la rectrice de l’académie de Montpellier, dans un délai de deux mois à compter de la notification du présent jugement, de communiquer à M^me A… les fiches d’évaluation et de proposition à la mutation relatives aux postes de conseillère pédagogique de circonscription sur lesquels elle a candidaté et ayant donné lieu les 16 mars 2022, 6 avril 2022 et 14 juin 2023 à des avis défavorables de la commission d’entretien.

Article 3 : L’Etat versera à M^me A… une somme de 1 500 euros au titre de l’article L. 761-1 du code de justice administrative.

Article 4 : Le surplus des conclusions de la requête est rejeté.

Article 5 : Le présent jugement sera notifié à M^me B… A…, à la rectrice de l’académie de Montpellier et au ministre de l’éducation nationale.

Rendu public par mise à disposition au greffe le 19 mai 2026.

Le magistrat désigné,

F. Goursaud

La greffière,

A-L. Edwige

La République mande et ordonne au ministre de l’éducation nationale en ce qui le concerne et à tous commissaires de justice à ce requis, en ce qui concerne les voies de droit commun contre les parties privées, de pourvoir à l’exécution du présent jugement.

Pour expédition conforme,

Montpellier, le 19 mai 2026,

La greffière,

A-L. Edwige