Madame X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 octobre 2019, à la suite du refus opposé par le maire du Taillan-Médoc à sa demande de communication de la copie des documents (mails, notes, courriers, comptes rendus, etc.) et des pièces jointes, le cas échéant, qui relatent des difficultés (souffrance au travail, santé et sécurité, difficultés organisationnelles) rencontrées depuis sa mutation interne à compter du 1er septembre 2010 :
1) la note de 2011 rédigée par la DRH, évoquant les difficultés rencontrées par Madame X depuis son intégration dans son service et dans laquelle il est également envisagé de modifier ses missions pour pourvoir au remplacement de Madame X pendant son congé maternité ;
2) l’intégralité des documents de déclaration transmis par le service instructeur et l’autorité territoriale à l’assurance, couvrant les risques statutaires de la collectivité relatifs à :
a) la demande de prestation « assistance et accompagnement psychologique » – réf. X de 2015 ;
b) l’accident de service de 2017 ;
c) la maladie professionnelle imputable au service de 2018 ;
3) l’information transmise au service de médecine préventive du centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Gironde (CDG 33) de l’accident de service en 2017 et de la maladie professionnelle en 2018 ;
4) toutes les réponses qui auront fait suite au mail d’interpellation avec comme objet « X urgent » adressé à Monsieur X, X, par Madame X le 27 mars 2015 l’informant de « son état actuel et sa santé » ;
5) tous les documents de transmission de son alerte du 1er février 2017, après la réception à la même date de celle-ci par Madame X, jusqu’à la dernière personne ou le dernier service informé y compris les services du pôle territorial ouest (dès lors que le support de l’alerte est le compte rendu d’évaluation professionnelle) ;
6) en l’absence de document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) et des registres obligatoires, tous les documents transmis par l’autorité territoriale au comité technique et/ou au comité de sécurité, d’hygiène et des conditions de travail (CHSCT) informant de son très grave accident de service, de sa déclaration de maladie professionnelle, du comportement suicidaire relaté par Madame X, ainsi que les éventuels comptes rendus, rapports ou enquêtes qui y auront fait suite.

S’agissant des documents sollicités qui ne relèveraient ni du dossier administratif de Madame X, ni de son dossier médical, la commission estime que ces documents constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à leur communication.

S’agissant des autres documents, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sauf à ce que soit pendante une instance disciplinaire, le droit d’accès fondé sur le code des relations entre le public et l’administration, loi générale, s’effaçant lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours au bénéfice des dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.
A toutes fins utiles, la commission précise que la seule circonstance qu’une instance contentieuse soit en cours n’est pas en elle-même de nature à faire obstacle au droit d’accès aux documents administratifs. Ce n’est en effet que dans l’hypothèse où la communication de documents administratifs est susceptible de porter atteinte au déroulement de l’instruction, à retarder le jugement de l’affaire, à compliquer l’office du juge ou à empiéter sur ses compétences et prérogatives qu’un refus de communication sur le fondement des dispositions du f) du 2° de l’article L311-5 du code des relations entre le public et l’administration serait justifié.
En l’espèce, la commission comprend, en l’état des informations en sa possession, qu’aucune procédure disciplinaire n’est en cours. Le dossier administratif de Madame X lui est donc communicable en application des dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.
Par ailleurs, la commission rappelle que l’article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d’accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet. Toutefois, lorsqu’une procédure est en cours devant un comité médical ou une commission de réforme, l’article L342-2 du code des relations entre le public et l’administration ne donne pas compétence à la commission pour se prononcer sur le droit d’accès de l’agent aux pièces de son dossier, y compris médicales, dont l’exercice est alors régi par les dispositions des décrets n° 86-442 du 14 mars 1986 et n° 87-602 du 30 juillet 1987.
En réponse à la demande qui lui a été adressée le maire du Taillan-Médoc a indiqué à la commission qu’une procédure concernant Madame X était en cours devant la commission de réforme. Eu égard aux principes rappelés ci-dessus, la commission se déclare, en conséquence, incompétente pour se prononcer sur la demande. Elle rappelle toutefois qu’une fois la procédure devant la commission de réforme achevée, le dossier de l’intéressée lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.