Madame X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 janvier 2020, à la suite du refus opposé par le président du Centre de gestion de la fonction publique territoriale du Var à sa demande de communication des documents médicaux relatifs à l’accident de trajet dont elle a été victime le 26 mars 2019 :
1) l’ensemble des arrêtés municipaux obligatoires ; I’ arrêté initial, tous les arrêtés municipaux d’arrêt de prolongation 2) l’ensemble des documents administratifs médicaux réglementaires et obligatoires d’ instruction d’une saisine de la commission de réforme à l’initiative de la collectivité en date du 23 mai 2019, à savoir :
a) tous arrêtés municipaux obligatoires et réglementaires de mise en congé pour accident de trajet (avant saisine), tous les arrêtés municipaux de prolongation à plein traitement en accident ou a demi-traitement ;
b) le formulaire de déclaration d’accident de trajet par la collectivité sous 48 heures transmis vers le centre de gestion du Var ;
c) le formulaire de déclaration d’accident de trajet par la collectivité sous 48 heures transmis au CHSCT en charge de la prévention au sein de la collectivité ;
d) le formulaire de déclaration d’accident par la mairie transmis dans le délai de 48 heures au médecin de médecine préventive ;
e) l’ imprimé type de déclaration de l’ accident de trajet du 23 mars 2019 transmis sous 48 heures à l’assureur de la collectivité ;
f) l’attestation de prise en charge de l’assureur ou certificats de prise en charge directe par l’administration des frais occasionnés par l’ accident ;
g) l’enquête administrative et l’ avis du CHSCT ;
h) le bordereau de saisine de la commission de réforme ;
i) la demande d’ inscription à l’ordre du jour au secrétariat de la commission de réforme par l’employeur ;
j) les procès verbaux de la réunion de la séance ;
k) le rapport du médecin de travail (adaptabilité au poste … ) ;
l) la fiche récapitulative de la commission de réforme ;
m) les délibérations de la commission de réforme de la séance ;
n) toutes les pièces sur lesquelles cette saisine est fondée » ;
3) le rapport obligatoire du médecin du travail transmis au dossier de saisine , 4) la note de demande de pièces complémentaires à la mairie par la commission de réforme.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du centre de gestion de la fonction publique territoriale du Var a informé la commission de ce que les documents mentionnés aux points 2) l) et 4) n’existent pas et de ce que les documents sollicités aux points 2), 2) b), 2) g), 2) h), 2) i), 2) j), 2) k), 2) m), 2) n) et 3) ont été communiqués à Madame X.

Dès lors, la commission déclare la demande sans objet la demande d’avis sur ces points.

En ce qui concerne le surplus de la demande, la commission estime qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration.

La commission rappelle également que l’article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d’accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet.

En outre, la commission précise que les règles de communication des pièces du dossier soumis au comité médical ou à la commission de réforme diffèrent selon que ces comités ont ou non rendu leur avis. Avant l’avis du comité médical ou de la commission de réforme ou, le cas échéant, du comité médical supérieur, la commission constate que la communication à l’agent du dossier soumis au comité médical est prescrite par l’article 7 du décret n° 86-442 du 16 mars 1986 pris en application de l’article 35 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 et conformément au principe général des droits de la défense. Ce dossier doit comporter le rapport du médecin agréé qui a examiné le fonctionnaire ainsi que la saisine du comité médical ou de la commission de réforme par l’autorité compétente et toutes les pièces sur lesquelles cette saisine est fondée (CE 3 décembre 2010, ministère de l’intérieur, de l’outre-mer et des collectivités territoriales req. n° 325813). La commission relève cependant que l’article L342-2 du code des relations entre le public et l’administration ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d’accès de l’agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, régi sur le fondement de la loi du 11 janvier 1984 par le décret du 16 mars 1986 et s’estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que les comités médicaux n’aient rendu leur avis. Une fois l’avis du comité médical ou de la commission de réforme ou, le cas échéant, du comité médical supérieur rendu, la commission estime que les pièces du dossier soumis à ces instances sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve d’en occulter d’éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l’égard de l’agent concerné par le rapport.
En application des principes rappelés, la commission considère que dans la mesure où ils ne font pas partie des pièces du dossier soumis au comité médical, mais relèvent de l’aspect formel de sa saisine, les documents mentionnés aux points 2)a) à 2)f), sont communicables.

La commission observe également que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

La commission, qui ne dispose pas d’information sur l’avancement de la procédure, émet en l’état, et au regard de la qualité de la demanderesse, un avis favorable, sous les réserves et dans les conditions qui viennent d’être rappelées et, dans la mesure où le centre de gestion de la fonction publique territoriale du Var ne détient pas certains des documents sollicités, la commission précise toutefois qu’il lui appartient, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir.

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l’administration.