La Commission nationale de l’informatique et des libertés,

Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ou RGPD) ;

Vu le code du travail ;

Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 8.I.2°.b ;

Vu les lois n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’Etat, n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, et n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière ;

Vu le décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique ;

Vu le décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

Vu l’arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique ;

Après avoir entendu le rapport de M. Alexandre LINDEN, commissaire, et les observations de M. Benjamin TOUZANNE, commissaire du Gouvernement ;

Adopte le référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion du personnel, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

Annexe

RÉFÉRENTIEL RELATIF AUX TRAITEMENTS DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL MIS EN ŒUVRE AUX FINS DE GESTION DU PERSONNEL

Adopté le 21 novembre 2019

Modifié le 23 mai 2022

1. A qui s’adresse ce référentiel ?

Ce référentiel s’adresse aux organismes privés ou publics, quelle que soit leur forme juridique, et encadre la mise en œuvre de leurs traitements courants de gestion du personnel .

Pour les besoins du présent référentiel, les termes personnes employées , personnels effectifs , moyens humains ou ressources humaines , sont considérés comme synonymes et désignent l’ensemble des collaborateurs permanents ou temporaires de l’employeur, quels que soient leur statut, leur type ou durée de contrat, leur niveau de rémunération. Sont notamment couverts par les dispositions du présent référentiel les salariés, les agents de la fonction publique, les stagiaires, les vacataires, etc., faisant partie des effectifs de l’organisme employeur.

Les organismes mettant en place des traitements de gestion du personnel doivent s’assurer de sa conformité :

• aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi qu’à celles de la loi du 6 janvier 1978 modifiée (LIL) ;
• à l’ensemble des autres règles applicables telles que la législation du travail, les textes régissant la fonction publique, les conventions collectives, etc.

2. Portée du référentiel

Ce référentiel a pour objectif de fournir aux organismes publics et privés mettant en œuvre des traitements de gestion courante des ressources humaines (RH), un outil d’aide à la mise en conformité à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel.

Il couvre les traitements mis en place couramment par les organismes-employeurs dans le cadre de la gestion de leur personnel.

Il n’a dès lors pas vocation à s’appliquer aux traitements mis en œuvre notamment par les organisations syndicales, les instances représentatives du personnel, ou encore les services de médecine de travail.

En raison de leur sensibilité, ce référentiel n’a pas vocation à encadrer :

• les traitements de gestion RH impliquant le recours à des outils innovants tels que la psychométrie (i.e. les techniques de quantifications des aspects de personnalité), les traitements algorithmiques à des fins notamment de profilage, ou encore les traitements dits de Big Data , qui seront traités à part ;
• les traitements ayant pour objet ou pour effet le contrôle individuel de l’activité des salariés.

Le respect de ce référentiel permet aux organismes de s’assurer de la conformité des traitements de données mis en œuvre dans ce cadre aux principes relatifs à la protection des données.

Les organismes qui s’écarteraient du référentiel au regard des conditions particulières tenant à leur situation doivent être en mesure de justifier l’existence d’un tel besoin, puis prendre toutes les mesures appropriées à même de garantir la conformité des traitements à la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel.

Le référentiel n’a pas pour objet d’interpréter les règles de droit autres que celles relatives à la protection des données à caractère personnel. Il appartient aux acteurs concernés de s’assurer qu’ils respectent les autres réglementations qui peuvent par ailleurs trouver à s’appliquer.

Ce référentiel constitue également une aide à la réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD), dans le cas où celle-ci est nécessaire.

Pour réaliser une étude d’impact, le responsable de traitement pourra également se reporter aux outils méthodologiques proposés par la CNIL sur son site web. Les organismes seront ainsi à même de définir les mesures permettant d’assurer la proportionnalité et la nécessité de leurs traitements (points 3 à 7), de garantir les droits des personnes (points 8 et 9) et la maîtrise de leurs risques (point 10). A cette fin, l’organisme s’appuiera sur les lignes directrices de la CNIL sur les AIPD. Si l’organisme en a désigné un, le délégué à la protection des données (DPD/DPO) devra être consulté.

3. Objectif(s) poursuivi(s) par le traitement (Finalités)

Le traitement mis en œuvre doit répondre à un objectif précis et être justifié au regard des missions et des activités de l’organisme.

Un traitement de gestion du personnel peut être mis en œuvre pour les finalités suivantes :

a) Gestion administrative des personnels ;

b) Gestion des rémunérations et accomplissement des formalités administratives afférentes ;

c) Mise à disposition du personnel d’outils professionnels ;

d) Organisation du travail ;

e) Suivi des carrières et de la mobilité ;

f) Formation ;

g) Tenue des registres obligatoires, rapports avec les instances représentatives du personnel ;

h) Communication interne ;

i) Gestion des aides sociales ;

j) Réalisation des audits, gestion du contentieux et du précontentieux.

Les informations recueillies pour l’une de ces finalités ne peuvent pas être réutilisées pour poursuivre un autre objectif qui serait incompatible avec la finalité initiale. Tout nouvel usage des données doit en effet respecter les principes de protection des données personnelles. Les traitements mis en œuvre ne doivent pas donner lieu à des interconnexions ou échanges autres que ceux nécessaires à l’accomplissement des finalités ci-dessus énoncées.

4. Base(s) légale(s) du traitement

Lorsqu’un traitement poursuit plusieurs finalités, le responsable du traitement doit déterminer la base légale la plus appropriée pour chacune d’elles (art. 6.1 du RGPD).

Il appartient au responsable de traitement de déterminer ces bases légales avant toute opération de traitement, après avoir mené une réflexion, qu’il pourra documenter, au regard de sa situation spécifique et du contexte.

Ayant un impact sur l’exercice de certains droits, ces bases légales font partie des informations devant être portées à la connaissance des personnes concernées.

Afin d’aider les organismes dans cette analyse, le présent référentiel présente les différentes bases légales applicables, puis propose, à titre indicatif, un choix de base légale pour chaque finalité dans un tableau.

Aussi, les bases légales les plus fréquemment mobilisables dans le contexte de gestion des ressources humaines, sont :

• le respect d’une obligation légale incombant à l’organisme, imposant la mise en œuvre d’un traitement entrant dans le cadre de la gestion du personnel (par ex. les obligations liées à la déclaration sociale nominative (DSN) ou encore à la tenue d’un registre unique du personnel) ;
• l’exécution, soit d’un contrat auquel la personne concernée est partie, soit de mesures précontractuelles prises à sa demande.

  A noter : un contrat conclu entre l’employeur et un tiers (par ex. un client ou un prestataire) ne peut pas en tant que tel constituer la base légale d’un traitement de données d’une personne qui n’y est pas elle-même partie.

• la réalisation de l’intérêt légitime poursuivi par l’organisme ou par le destinataire des données, sous réserve de ne pas méconnaître l’intérêt ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée ;
• l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement.

Dans certains cas exceptionnels, les bases légales suivantes peuvent également être invoquées dans le contexte RH :

• le consentement libre, spécifique, éclairé et univoque de la personne concernée.

Exemple : l’enregistrement d’un clip promotionnel dans un espace de travail faisant apparaitre des employés identifiables, peut être fondé sur leur consentement dès lors que les personnes concernées bénéficient d’un choix d’apparaitre ou non dans ces enregistrements, et à condition que le choix réalisé n’ait aucun impact à leur égard (notamment à l’égard des conditions de travail, de rémunération, d’avancement, etc.).

Le tableau reproduit ci-dessous vise à apporter aux responsables de traitement des éléments concrets relatifs à l’identification de bases légales susceptibles d’être utilisées dans les cas les plus courants.

Bien entendu, ces éléments doivent être adoptés à la situation spécifique de chaque organisme concerné. Ainsi, par exemple, selon que l’organisme en question relève du secteur privé ou public, certains traitements répondant pourtant à la même finalité peuvent être fondés sur des bases légales différentes (intérêt légitime dans le secteur privé, exécution d’une mission d’intérêt public dans le secteur public).

Pour plus de conseils sur la méthode à suivre, vous pouvez également reporter à l’article La licéité du traitement : l’essentiel sur les bases légales prévues par le RGPD , publié sur le site de la CNIL.

5. Données personnelles concernées

Dans un souci de minimisation des données personnelles traitées, l’organisme doit veiller à ne collecter et n’utiliser que les données pertinentes et strictement nécessaires au regard de ses propres besoins de gestion du personnel. Il peut s’agir de données relatives :

a) A l’identification de l’employé ;

b) Au suivi de carrière et de la formation de l’employé ;

c) A l’établissement de la fiche de paie et aux obligations légales connexes (notamment, dans le cadre du prélèvement à la source, le taux d’imposition) ;

d) A la validation des acquis de l’expérience ;

e) A la gestion des déclarations d’accident du travail et de maladie professionnelle, à la gestion des arrêts de travail et autres cas d’absences autorisées et au suivi des visites médicales de l’employé ;

f) Aux sujétions ou situations particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d’heures de délégation ;

g) Aux outils et matériels professionnels mis à la disposition de l’employé dans le cadre de ses missions (i.e. cartes de paiement, dotation en matériel informatique, etc.) ;

h) A la gestion des activités sociales et culturelles mises en œuvre par l’employeur ;

i) Aux élections professionnelles et réunions des instances représentatives du personnel ;

j) A la lutte contre la discrimination, à l’obligation d’emploi résultant des articles L. 5212-2 et suivants du code du travail, etc.

De manière générale, l’employeur ne doit collecter que les données dont il a réellement besoin, et ne doit le faire qu’à partir du moment où ce besoin se concrétise.

Attention : les données, dont le traitement est justifié pour une finalité déterminée, ne peuvent être réutilisées à d’autres fins que si cette utilisation est elle-même légalement justifiée.

Par ailleurs, certaines catégories de données appellent une vigilance renforcée en raison de leur caractère particulièrement sensible. Bénéficiant d’une protection particulière, elles ne peuvent être collectées et traitées que dans des conditions strictement définies par les textes.

Il s’agit notamment :

• du numéro de sécurité sociale ;
• des données relatives aux infractions, condamnations pénales et mesures de sûreté connexes.

Dans certains cas très limités :

• des données sensibles (article 9 du RGPD, articles 6 et 44 de la LIL), c’est-à-dire celles qui révèlent l’origine ethnique ou prétendument raciale, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale d’une personne, les données génétiques, les données biométriques, les données concernant la santé ou celles concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne.

Un tableau reproduit ci-dessous recense des données pouvant être collectées et traitées selon les finalités du traitement.

Après s’être assuré de la nécessité et de la pertinence des données personnelles qu’il traite, l’organisme doit par ailleurs s’assurer, tout au long de la durée de vie du traitement, de la qualité de ces données qui doivent être exactes et mises à jour.

6. Destinataires des données

Les données personnelles doivent uniquement être rendues accessibles aux personnes habilitées à en connaitre au regard de leurs attributions.

Les habilitations d’accès doivent être documentées par les organismes, et les accès aux différents traitements doivent faire l’objet de mesures de traçabilité (cf. point relatif à la sécurité).

Le responsable de traitement qui souhaite avoir recours à un sous-traitant doit veiller à ne faire appel qu’à des organismes présentant des garanties suffisantes. Un contrat définissant les caractéristiques du traitement ainsi que les différentes obligations des parties en matière de protection des données doit être établi entre elles (article 28 du RGPD). Un guide du sous-traitant, édité par la CNIL, précise ces obligations et les clauses à intégrer dans les contrats.

6.1. Les personnes accédant aux données pour le compte de l’employeur

Seules les personnes habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions, doivent pouvoir accéder aux données à caractère personnel traitées, et ce, dans la stricte limite de leurs attributions respectives et de l’accomplissement de ces missions et fonctions. Il peut s’agir, par exemple :

• des personnes habilitées chargées de la gestion du personnel ou de la gestion de la paie ;
• des personnes habilitées chargées d’assurer la sécurité des personnes et des biens, pour les besoins du contrôle d’accès aux locaux et aux outils de travail ;
• des supérieurs hiérarchiques des employés concernés, à l’exclusion des données relatives à l’action sociale directement mise en œuvre par l’employeur.

6.2. Les destinataires des données

Le RGPD définit les destinataires comme tout organisme qui reçoit la communication des données .

Dans le cadre de ce référentiel, peuvent notamment être destinataires des données :

• les instances représentatives du personnel, pour les données strictement nécessaires à leurs missions dans les conditions fixées par les textes applicables ;
• les organismes gérant les différents systèmes d’assurances sociales, d’assurances chômage, de retraite et de prévoyance, les caisses de congés payés, les organismes publics et administrations légalement habilités à les recevoir ;
• les entités chargées de l’audit et du contrôle financier de l’organisme employeur ;
• les différents prestataires auxquels l’organisme employeur est susceptible de sous-traiter la gestion de certaines activités (restauration collective, vote électronique, archivage des documents, tenue des comptes d’épargne, etc.) ;
• les entités en charge de l’action culturelle et sociale telles que les comités sociaux et économiques (CSE), à condition que le bénéficiaire en ait fait la demande.

Pour assurer la continuité de la protection des données à caractère personnel, leur transfert en dehors de l’Union européenne est soumis à des règles particulières. Ainsi, conformément aux dispositions des articles 44 et suivants du RGPD, toute transmission de données hors de l’UE doit :

• être fondée sur une décision d’adéquation ;
• ou être encadrée par des règles internes d’entreprise ( BCR ), des clauses types de protection des données, un code de conduite ou un mécanisme de certification approuvé par la CNIL ;
• ou être encadrée par des clauses contractuelles ad hoc préalablement autorisées par la CNIL ;
• ou répondre à une des dérogations prévues à l’article 49 du RGPD.

Pour en savoir plus, consulter la rubrique Transférer des données hors de l’UE sur le site de la CNIL.

7. Durées de conservation

Conformément à l’article 5-1-e du RGPD, les données à caractère personnel ne doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes que le temps strictement nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies. C’est donc au regard de la finalité que la durée de conservation sera déterminée.

La durée de conservation de données ou, lorsqu’il est impossible de la fixer, les critères utilisés pour déterminer cette durée, font partie des informations qui doivent être communiquées aux personnes concernées.

Dans ces conditions, il incombe au responsable du traitement de déterminer cette durée en amont de la réalisation du traitement.

Par exemple, de nombreuses données nécessaires à la gestion de la relation contractuelle (contrat de travail) doivent être conservées pendant la durée de la relation de travail, sauf disposition légale ou réglementaire contraire.

Cela ne fait toutefois pas obstacle à leur conservation sous forme d’archives intermédiaires distinctes de la base active, avec accès restreint, dans la mesure où il existerait des dispositions législatives ou réglementaires spécifiques (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales, ou encore si ces données présenteraient un intérêt en cas de contentieux, justifiant de les conserver le temps des règles de prescription/forclusion applicables.

Pour en savoir plus, vous pouvez vous référer aux guides de la CNIL :

• Sécurité : Archiver de manière sécurisée  ;
• Limiter la conservation des données .

Le tableau suivant contient des illustrations pratiques des durées de conservation pouvant, selon le contexte, être retenues par les organismes concernés :

8. Information des personnes

Il incombe au responsable de traitement de s’assurer du respect des principes de transparence et de loyauté à l’égard des personnes dont les données peuvent être traitées dans les conditions prévues par les articles 12, 13 et 14 du RGPD.

Ainsi, dès le stade de la collecte des données personnelles, les personnes concernées doivent être informées de l’existence du traitement, de ses caractéristiques et des droits dont elles disposent en vertu de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

Des modèles d’information sont disponibles sur le site de la CNIL et peuvent être consultés dans la rubrique RGPD : exemples de mentions d’information .

Si le RGPD n’impose aucune forme spécifique, une information écrite doit être privilégiée de manière à pouvoir justifier de son contenu, ainsi que du moment où elle a été délivrée.

Par ailleurs dans le cadre d’une relation de travail, le responsable de traitement doit aussi veiller à respecter ses autres obligations de transparence issues de la législation sociale à laquelle il est soumis.

Le code du travail impose ainsi aux employeurs d’informer individuellement leurs salariés dans certaines situations.

De la même manière, il appartient aux responsables de traitement de s’assurer, au regard de la réglementation qui leur est applicable, du respect de l’éventuelle obligation d’informer et/ou de consulter les instances représentatives du personnel compétentes.

9. Droits des personnes

Les personnes concernées disposent des droits suivants, qu’ils exercent dans les conditions prévues par le RGPD (voir la rubrique qui s’intitule Comprendre mes droits sur le site de la CNIL) :

• Le droit de s’opposer au traitement de leurs données, sous réserve qu’il soit prévu en application des dispositions de l’article 21 du RGPD.

  En ce qui concerne les traitements de gestion du personnel :

  • Le droit d’opposition n’existe pas lorsque le traitement répond à une obligation légale, s’il est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou est, exceptionnellement, fondé sur le consentement du salarié (dans la mesure où, dans ce dernier cas la personne concernée pourra retirer le consentement au traitement de ses données) ;
  • En revanche, le droit d’opposition pourra être exercé, à charge pour la personne d’invoquer des raisons tenant à sa situation particulière, lorsque le traitement est mis en œuvre sur la base de l’intérêt légitime du responsable de traitement, ou pour l’exécution d’une mission d’intérêt public ou d’une mission relevant de l’exercice de l’autorité publique.
• Le droit d’accès, de rectification et, dans des conditions particulières, d’effacement des données qui les concernent.
• Le droit à la limitation du traitement (par exemple, lorsque la personne conteste l’exactitude de ses données, celle-ci peut demander à l’organisme le gel temporaire du traitement de ses données, le temps que celui-ci procède aux vérifications nécessaires).
• Le droit à la portabilité : l’organisme doit permettre à toute personne de recevoir, dans un format structuré et couramment utilisé, l’ensemble des données traitées par des moyens automatisés. La personne concernée peut demander à ce que ses données soient directement transmises par l’organisme initial à un autre organisme.

  Ne sont concernées que les données fournies par la personne sur la base de son consentement ou d’un contrat. Il est donc recommandé de préciser aux personnes les traitements concernés par ce droit à la portabilité.

10. Sécurité

L’organisme doit prendre toutes les précautions utiles au regard des risques présentés par son traitement pour préserver la sécurité des données à caractère personnel et, notamment au moment de leur collecte, durant leur transmission et leur conservation, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

En particulier, dans le contexte spécifique du présent référentiel, soit l’organisme adopte les mesures suivantes, soit il justifie de leur équivalence ou du fait de ne pas avoir besoin ou pouvoir y recourir :

Pour ce faire, le responsable de traitement pourra utilement se référer au Guide de la sécurité des données personnelles.

11. Analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD)

En application des dispositions de l’article 35 du RGPD, le responsable de traitement pourrait avoir à réaliser une analyse d’impact dès lors que le traitement qu’il met en œuvre est susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et les libertés des personnes concernées.

Il conviendra tout d’abord de se référer:

• à la liste des traitements pour lesquels une analyse d’impact n’est pas requise ;

• puis, à la liste des types d’opérations de traitement pour lesquelles une analyse d’impact relative à la protection des données est requise.
  

• Si le traitement mis en œuvre n’est pas présent sur l’une de ces listes, il faut alors s’interroger sur la nécessité d’effectuer une AIPD.

Pour ce faire, il convient de s’appuyer sur les critères établis par le Comité européen de la protection des données (CEPD) dans les lignes directrices concernant l’analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).

Conformément à ce texte, la réalisation d’une AIPD est obligatoire dès lors qu’au moins deux des neuf critères sont remplis :

• évaluation ou notation d’une personne ;
• prise de décision automatisée ;
• surveillance systématique ;
• traitement de données sensibles ou à caractère hautement personnel ;
• traitement à grande échelle ;
• croisement ou combinaison d’ensembles de données ;
• données concernant des personnes vulnérables ;
• utilisation innovante ou application de nouvelles solutions technologiques ou organisationnelles ;
• traitements qui empêchent les personnes d’exercer un droit ou de bénéficier d’un service ou d’un contrat.

A noter : les lignes directrices du CEPD précisent que les employés peuvent être considérés comme des personnes concernées vulnérables en raison du déséquilibre des pouvoirs accru qui existe entre elles et le responsable du traitement (l’employeur).

Conformément à l’article 36 du RGPD, le responsable de traitement doit consulter la CNIL préalablement à la mise en œuvre du traitement si l’analyse d’impact indique qu’il ne parvient pas à identifier des mesures suffisantes pour réduire les risques à un niveau accept.

La présidente,
M.-L. Denis