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Conservation et représentation des livres, documents et pièces comptables dans le cadre d'une comptabilité manuelle
| Date de mise à jour : | Publié le 20 juillet 2018 |
|---|---|
| Référence : | BOI-BIC-DECLA-30-10-20-30 |
Table des matières
I. Conservation des livres, documents et pièces comptables
A. Dispositions du code de commerce et prescriptions du Plan comptable général
1
Selon l'article L. 123-22 du code de commerce, les documents comptables et les pièces justificatives (BOI-BIC-DECLA-30-10-20-10) doivent être conservés pendant dix ans.
Après dix années écoulées depuis la clôture des livres, ceux-ci sont présumés ne plus exister. Mais cette présomption cède devant la preuve contraire, et la représentation des livres peut être ordonnée en justice s'il est établi qu'ils ont été conservés.
B. Dispositions du code général des impôts
10
Selon l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, de contrôle et d'enquête dont dispose l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Sans préjudice de ces dispositions, lorsque les livres, registres, documents ou pièces mentionnés ci-dessus sont établis ou reçus sur support informatique (BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40), ils doivent être conservés sous cette forme pendant une durée au moins égale au délai de reprise de trois ans prévu à l'article L. 169 du LPF.
20
Par ailleurs, les pièces justificatives relatives à des opérations ouvrant droit à une déduction en matière de taxe sur le chiffre d'affaires sont conservées pendant un délai de six ans.
30
Les pièces justificatives établies sur support informatique doivent répondre aux obligations de conservation énoncées par les dispositions de l’article L. 102 B du LPF décrites au II-A § 80 et suivants du BOI-CF-COM-10-10-30-10.
Les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures électroniques selon les modalités prévues au VII de l'article 289 du code général des impôts (CGI) ont une obligation de conservation des factures dans leur format et contenu originels, durant le délai de reprise triennal.
En vertu du V de l'article 289 du CGI, l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures doivent être garanties à compter de leur émission et jusqu'à la fin de leur période de conservation.
40
Le même délai de conservation de six ans est prévu pour les documents sur lesquels sont enregistrés les paiements effectués par les employeurs (BOI-BIC-DECLA-30-10-20-10).
C. Conservation sur support informatique
50
Pour une étude détaillée de ce point, il convient de se reporter au BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40.
II. Représentation des livres, documents et pièces comptables
A. Principe
60
Les entreprises industrielles et commerciales relevant du régime du bénéfice réel sont tenues de représenter à toute réquisition de l'administration tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l'exactitude des résultats indiqués dans leur déclaration.
Si la comptabilité est tenue en langue étrangère, une traduction certifiée par un traducteur juré doit être représentée à toute réquisition de l'administration (CGI, art. 54).
B. Cas particulier : comptabilité informatisée
70
Il convient sur ce point de se reporter au BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40.
C. Conséquences du défaut de présentation des documents comptables
80
La procédure de rectification contradictoire s'applique lorsque le contribuable ne présente pas sa comptabilité ou les documents en tenant lieu. Toutefois, des dispositions particulières sont prévues en ce qui concerne la charge de la preuve en cas de contentieux ultérieur (BOI-CTX-DG-20-20-20).
Par ailleurs, le refus d'un contribuable de communiquer sa comptabilité peut constituer un cas d'opposition individuelle à contrôle fiscal. Ainsi, selon l'article L. 74 du LPF, lorsque le contrôle fiscal ne peut avoir lieu du fait du contribuable ou de tiers, les bases d'imposition sont évaluées d'office (BOI-CF-IOR-40).
Ces dispositions s'appliquent en cas d'opposition à la mise en œuvre du contrôle dans les conditions prévues aux I, II et III de l'article L. 47 A du LPF (contrôle des comptabilités informatisées).
D. Droit de communication
90
Les obligations concernant la représentation des documents comptables sont complétées par l'article L. 81 du LPF relatif au droit de communication de l'administration fiscale auprès des contribuables soumis aux obligations comptables. Conformément aux dispositions de l'article L. 85 du LPF, ce droit de communication porte sur les livres registres et rapports dont la tenue est rendue obligatoire par le code de commerce quel que soit le support utilisé pour la conservation de ces livres et documents ainsi que tous documents relatifs à leur activité.
Le droit de communication prévu à l'article L. 85 du LPF a cependant une portée plus étendue que l'obligation de représentation instituée par l'article 54 du CGI en ce sens, notamment, qu'il peut être mis en œuvre pour l'assiette et le contrôle de tout impôt établi au nom soit du contribuable lui-même, soit de tiers.
Les conditions d'exercice du droit de communication sont étudiées au BOI-CF-COM-10.
En ce qui concerne le régime des sanctions applicables à toute contravention aux dispositions relatives au droit de communication, prévu par l'article 1734 du CGI, il convient de se reporter au II § 20 du BOI-CF-INF-10-40-20.
E. Droit d'enquête
100
Les dispositions de l'article L. 80 F du LPF, de l'article L. 80 G du LPF, de l'article L. 80 H du LPF, de l'article L. 80 I du LPF et de l'article L.80 J du LPF définissent une procédure d'enquête administrative, le droit d'enquête, destinée à rechercher les manquements aux règles et obligations de facturation auxquelles sont tenus les assujettis à la TVA. À cet effet, la facturation peut être rapprochée des livres, des registres, de la comptabilité matières ainsi que tout document professionnel se rapportant à des opérations qui ont donné lieu ou auraient dû donner lieu à facturation.
Le droit d'enquête constitue une procédure qui se distingue des procédures de contrôle de l'impôt prévues de l'article L. 10 du LPF à l'article L. 47 A du LPF, du droit de communication visé aux articles L. 81 et suivants du LPF, et qui permet à l'administration d'intervenir de manière inopinée chez un assujetti.
Pour l'étude de la procédure d'enquête et le contrôle des règles de facturation, il convient de se reporter au BOI-CF-COM-20-10.
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